Algemene voorwaarden

Versie juli 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening en eventuele levering van zaken door Van Oort Public Affairs.

Artikel 1 – Definities

Van Oort Public Affairs: het publicaffairs- en communicatieadviesbureau dat van de opdrachtgever opdracht krijgt tot het verrichten van diensten of, indien van toepassing, het leveren van zaken.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Van Oort Public Affairs om een offerte heeft gevraagd of opdracht heeft gegeven tot het verrichten van diensten of het leveren van zaken.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Van Oort Public Affairs en de opdrachtgever waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Schriftelijk: vastlegging per brief of per e-mail, dan wel op een andere wijze die partijen in staat stelt de inhoud duurzaam te bewaren.

Artikel 2 – Toepasselijkheid en geldigheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de totstandkoming, inhoud en uitvoering van alle overeenkomsten tussen Van Oort Public Affairs en de opdrachtgever.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig wanneer partijen deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn alleen van toepassing wanneer partijen uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen dat deze, met uitsluiting van deze algemene voorwaarden, van toepassing zijn.

Artikel 3 – Offertes en aanbiedingen

Alle offertes en aanbiedingen van Van Oort Public Affairs zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld. Het uitbrengen van een offerte of aanbieding verplicht Van Oort Public Affairs niet tot het sluiten van een overeenkomst.
De overeenkomst komt tot stand op de datum waarop Van Oort Public Affairs de opdracht schriftelijk bevestigt, dan wel op het moment waarop Van Oort Public Affairs met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.
Aanvullende afspraken en wijzigingen na totstandkoming van de overeenkomst zijn alleen geldig wanneer Van Oort Public Affairs deze schriftelijk heeft bevestigd en de opdrachtgever hiertegen niet binnen acht dagen schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.
Van Oort Public Affairs behoudt alle intellectuele-eigendomsrechten op materialen die bij een offerte, aanbieding of ander voortraject worden verstrekt, waaronder teksten, strategische concepten, analyses, afbeeldingen, tekeningen, schetsen, ontwerpen en berekeningen. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Oort Public Affairs mogen deze materialen niet worden gekopieerd, aan derden ter beschikking worden gesteld of anderszins worden gebruikt. Op verzoek van Van Oort Public Affairs worden de materialen onverwijld geretourneerd of verwijderd.

Artikel 4 – Aard van de overeenkomst

Voor zover de overeenkomst betrekking heeft op dienstverlening, is sprake van een overeenkomst van opdracht. Voor zover de overeenkomst tevens de levering van zaken omvat, gelden de bepalingen van deze algemene voorwaarden eveneens voor die levering.

Artikel 5 – Algemene verplichtingen van partijen

Van Oort Public Affairs voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, betreft de overeenkomst een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Partijen werken mee aan de overeengekomen procedures en stellen elkaar tijdig alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is voor een goede uitvoering van de werkzaamheden.
Voorwerpen, materialen en gegevens die door of namens de opdrachtgever aan Van Oort Public Affairs ter beschikking worden gesteld, blijven voor rekening en risico van de opdrachtgever, tenzij schade is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van Van Oort Public Affairs.
Partijen gedragen zich zorgvuldig tegenover elkaar en zullen elkaars belangen binnen en buiten de overeenkomst niet onnodig schaden.
Van Oort Public Affairs houdt alle informatie geheim die bij de uitvoering van de werkzaamheden bekend wordt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs moet worden begrepen. Deze geheimhouding mag uitsluitend worden doorbroken met toestemming van de opdrachtgever of voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wanneer de opdrachtgever van mening is dat werkzaamheden niet naar wens worden uitgevoerd, kan de opdrachtgever Van Oort Public Affairs verzoeken de werkzaamheden op een andere wijze uit te voeren. Indien Van Oort Public Affairs niet met dit verzoek instemt, kan de opdrachtgever de opdracht opzeggen. Artikel 6 is op die opzegging van toepassing.

Artikel 6 – Duur en beëindiging

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, wordt de overeenkomst voor onbepaalde tijd aangegaan. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door ieder van de partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van de in de overeenkomst opgenomen opzegtermijn. Als geen opzegtermijn is overeengekomen, geldt een opzegtermijn van drie maanden.
Een overeenkomst voor bepaalde tijd of voor de duur die nodig is om de opdracht te voltooien, kan tussentijds uitsluitend schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, tenzij in de overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald.
Bij tussentijdse beëindiging door de opdrachtgever is de opdrachtgever gedurende de opzegtermijn een vergoeding verschuldigd. Deze vergoeding is ten minste gelijk aan het gemiddelde honorarium dat Van Oort Public Affairs in de twaalf maanden voorafgaand aan de opzegging heeft gedeclareerd, of over de kortere periode waarin de overeenkomst heeft geduurd. Werkzaamheden die Van Oort Public Affairs tijdens de opzegtermijn op verzoek van de opdrachtgever uitvoert en die dit gemiddelde te boven gaan, worden aanvullend in rekening gebracht.
Bij tussentijdse beëindiging door Van Oort Public Affairs bestaat uitsluitend aanspraak op vergoeding voor werkzaamheden die tot en met het einde van de opzegtermijn zijn verricht. Van Oort Public Affairs wikkelt lopende werkzaamheden gedurende die termijn normaal en zorgvuldig af, tenzij de opdrachtgever anders beslist. Op verzoek van de opdrachtgever draagt Van Oort Public Affairs zorg voor een adequate overdracht.
Van Oort Public Affairs kan de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder opzegtermijn beëindigen wanneer de opdrachtgever failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of buiten faillissement of surseance een akkoord met schuldeisers nastreeft. Dit laat het recht van Van Oort Public Affairs op schadevergoeding wegens voortijdige beëindiging onverlet.
Onverminderd de artikelen 7:408 tot en met 7:410 van het Burgerlijk Wetboek en de voorgaande leden eindigt de overeenkomst:
- door voltooiing van de opdracht; of
- wanneer voltooiing van de opdracht door overmacht onmogelijk is geworden.

Artikel 7 – Honoraria, kosten en facturatie

Tenzij partijen een andere beloningswijze overeenkomen, worden de werkzaamheden verricht op basis van dagtarieven. Partijen kunnen ook een uurtarief, een vaste vergoeding per periode (retainer) of een vaste prijs per project of opdracht overeenkomen.
Van Oort Public Affairs kan de overeengekomen tarieven en honoraria na overleg met de opdrachtgever aanpassen. Indexering vindt maximaal eenmaal per jaar plaats en niet eerder dan drie maanden na totstandkoming van de overeenkomst. Een tariefwijziging wordt pas toegepast nadat deze aan de opdrachtgever is medegedeeld.
Wanneer werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een vooraf goedgekeurde begroting met uur- of dagtarieven als grondslag, wijkt Van Oort Public Affairs niet van die begroting af, behalve bij een tariefaanpassing overeenkomstig lid 2 of bij een wijziging van de opdracht door de opdrachtgever. Wanneer een overschrijding van de goedgekeurde begroting voorzienbaar is, informeert Van Oort Public Affairs de opdrachtgever zo spoedig mogelijk en legt zij zo nodig een aangepaste begroting ter goedkeuring voor.
Wanneer de opdrachtgever de omvang van de overeenkomst tussentijds vermindert, blijft de opdrachtgever het oorspronkelijk overeengekomen honorarium verschuldigd gedurende de opzegtermijn die op grond van artikel 6 van toepassing is.
Naast het honorarium kunnen bureaukosten en kosten van ingeschakelde derden in rekening worden gebracht. Hieronder vallen onder meer reis- en verblijfkosten, drukwerk, verzending, licenties, databronnen, monitoring, productie en andere projectgebonden kosten. In begrotingen en facturen worden het honorarium, de bureaukosten en – indien van toepassing – de kosten van derden afzonderlijk vermeld.
De opdrachtgever voldoet kosten van derden in beginsel rechtstreeks. Wanneer betaling via Van Oort Public Affairs verloopt, kan Van Oort Public Affairs een voorschot en een redelijke toeslag voor rente- en administratiekosten verlangen. Kortingen die Van Oort Public Affairs van derden ontvangt, worden in beginsel aan de opdrachtgever doorgegeven, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, factureert Van Oort Public Affairs maandelijks achteraf het over de betreffende kalendermaand verschuldigde honorarium en de bureaukosten. Kosten van derden kunnen direct na ontvangst van de betreffende factuur worden doorbelast.
Wanneer op basis van een uurtarief wordt gewerkt, worden de gewerkte uren bij de factuur voldoende gespecificeerd.
Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

Artikel 8 – Voorwerk

Wanneer de opdrachtgever vóór het sluiten van een overeenkomst verlangt dat Van Oort Public Affairs specifieke, op de opdrachtgever toegesneden kennis verwerft over public affairs, communicatie, beleid, onderzoek of de specifieke problematiek van de opdrachtgever, heeft Van Oort Public Affairs recht op een redelijke vergoeding voor dit voorwerk.
Voordat Van Oort Public Affairs met betaald voorwerk begint, informeert zij de opdrachtgever schriftelijk dat deze werkzaamheden in rekening worden gebracht, ook wanneer daarna geen overeenkomst tot stand komt.

Artikel 9 – Strijdige belangen

Van Oort Public Affairs aanvaardt zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever geen opdracht waarvan zij weet of redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de uitvoering daarvan strijdig is met de belangen van een bestaande opdrachtgever.

Artikel 10 – Inschakeling van andere bureaus of adviseurs

Wanneer de opdrachtgever voor dezelfde of samenhangende werkzaamheden andere bureaus of adviseurs wil inschakelen, vindt daarover tijdig overleg plaats met Van Oort Public Affairs. Partijen maken zo nodig afspraken over taakverdeling, afstemming en verantwoordelijkheden.

Artikel 11 – Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

Na volledige betaling van de financiële verplichtingen die samenhangen met het betreffende werk, verkrijgt de opdrachtgever een in tijd onbeperkt gebruiksrecht op auteursrechtelijk beschermde werken die Van Oort Public Affairs in het kader van de overeenkomst specifiek voor de opdrachtgever heeft gemaakt.
Het gebruiksrecht geldt uitsluitend voor gebruik door de opdrachtgever zelf en voor het doel waarvoor het werk is gemaakt. Gebruik, bewerking of terbeschikkingstelling door of aan derden is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Oort Public Affairs, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Methodieken, modellen, formats, werkwijzen, software, databestanden en andere reeds bestaande of generiek ontwikkelde materialen van Van Oort Public Affairs blijven eigendom van Van Oort Public Affairs, ook wanneer deze bij de uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt.

Artikel 12 – Uitingen en mededelingen namens de opdrachtgever

Uitingen en mededelingen die Van Oort Public Affairs in het kader van de overeenkomst namens de opdrachtgever doet, worden vooraf ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd.
Goedgekeurde uitingen en mededelingen namens de opdrachtgever worden gedaan voor rekening en risico van de opdrachtgever. Wanneer naar aanleiding daarvan een klacht of vordering tegen de opdrachtgever wordt ingediend, bepaalt de opdrachtgever in overleg met Van Oort Public Affairs de wijze van verweer.
Wanneer Van Oort Public Affairs naar aanleiding van een dergelijke uiting of mededeling in rechte wordt betrokken of een klacht tegen haar wordt ingediend, informeert zij de opdrachtgever onverwijld. Partijen bepalen in overleg wie het verweer voert. De kosten van de behandeling van de klacht of procedure komen voor rekening van de opdrachtgever, waaronder een eventuele proceskostenveroordeling of bijdrage in de kosten van de wederpartij, tenzij de klacht of vordering het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Van Oort Public Affairs.
De opdrachtgever vrijwaart Van Oort Public Affairs tegen aanspraken van derden die zijn gebaseerd op de feitelijke inhoud of onjuistheid van door de opdrachtgever goedgekeurde uitingen en mededelingen, tenzij de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Van Oort Public Affairs.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

Van Oort Public Affairs is bij advieswerkzaamheden aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst. Een tekortkoming is toerekenbaar wanneer sprake is van handelen of nalaten dat van een redelijk bekwaam en redelijk handelend publicaffairs- of communicatieadviseur niet mag worden verwacht.
Behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid is de aansprakelijkheid voor schade bij de uitvoering van advieswerkzaamheden beperkt tot het honorarium dat Van Oort Public Affairs voor de betreffende overeenkomst heeft ontvangen. Bij overeenkomsten met een looptijd van meer dan zes maanden is de aansprakelijkheid bovendien beperkt tot het bedrag dat in de zes maanden voorafgaand aan de tekortkoming is gedeclareerd.
Bij aansprakelijkheid in verband met de levering van zaken zal Van Oort Public Affairs, naar eigen keuze, de schade vergoeden tot maximaal de factuurwaarde van de betreffende zaken of de zaken kosteloos vervangen.
Van Oort Public Affairs is niet aansprakelijk voor toerekenbare tekortkomingen van derden die met toestemming van de opdrachtgever zijn ingeschakeld. Voor zover Van Oort Public Affairs jegens zo’n derde aanspraken op schadevergoeding kan uitoefenen die niet rechtstreeks aan de opdrachtgever toekomen, zal zij zich inspannen om deze aanspraken geldend te maken of de opdrachtgever daartoe in staat te stellen. De daarmee gemoeide kosten komen voor rekening van de opdrachtgever.
Van Oort Public Affairs is niet gehouden tot vergoeding van andere schade dan in dit artikel bepaald. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie is uitgesloten, behalve voor zover deze uitsluiting naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.
Een aanspraak op schadevergoeding moet binnen zes maanden nadat de tekortkoming is ontdekt of redelijkerwijs had kunnen worden ontdekt schriftelijk bij Van Oort Public Affairs worden ingediend. Na het verstrijken van die termijn vervalt de aanspraak, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 14 – Toepasselijk recht en geschillen

Op deze algemene voorwaarden en op alle overeenkomsten tussen Van Oort Public Affairs en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen naar aanleiding van de overeenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Van Oort Public Affairs is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.